Внедрение системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота
Категория: Электронный документооборот и ЭП
Кратко о проекте: Унификация типовых процессов работы с документами и оптимизация движения документов между подразделениями и сотрудниками для обеспечения прозрачности бизнес-процессов компании.
Заказчик: АУ "Югорский НИИ информационных технологий".
География: г. Ханты-Мансийск
Сроки реализации: 2013 г. - 2014 г.
Контакты:
628011, г. Ханты-Мансийск,
ул. Мира, 151, каб. 602
Телефон: +7 (3467) 359-099

Описание проекта

Цели и задачи проекта

Цель - регламентация основ применения документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота.
Для реализации этой цели были определены следующие задачи:

  • оптимизация существующих рабочих процессов;
  • разработка регламентов бизнес-процессов предприятия;
  • внедрение типовых форм документов и процедур их обработки;
  • создание единого пространства хранения и обработки всей документации компании;
  • усиление контроля за эффективностью работы каждого сотрудника со стороны руководства, автоматизация системы менеджмента качества;
  • упрощение взаимодействия сотрудников различных подразделений в процессе работы с документами;
  • принятие оптимальных управленческих решений руководством компании на основе анализа единой и структурированной информации по документообороту и бизнес-процессам компании.

Решение

  • В качестве корпоративной СЭД в Институте была определена корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM.
  • Для обеспечения юридически значимого документооборота внутри Института в качестве средства электронной подписи был определен криптопровайдер КриптоПро CSP версии не ниже 3.6.
  • Проведено описание бизнес-процессов организации. Разработаны и утверждены регламенты бизнес-процессов.
  • Разработаны типовые маршруты прохождения корреспонденции, согласно утвержденным регламентам.

Результат

Работа со всеми документами внутри Института ведется преимущественно в электронном виде, согласно утвержденным регламентам бизнес-процессов.
Отсутствие электронного документа, соответствующего бумажному, допускается только в случаях, предусмотренных внутренними инструкциями по работе с СЭД. Наличие бумажного документа является обязательным только в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ. 
На работу с электронными документами распространяются все правила и положения, существующие для бумажных документов (правила оформления, право подписи, обеспечение конфиденциальности и т.д.).

На сегодняшний день автоматизировано:
  • кадровое делопроизводство;
  • контроль исполнения поручений по резолюциям;
  • проведение совещаний, контроль за исполнением решений;
  • работа с входящей корреспонденцией;
  • согласование исходящей корреспонденции.


Фото

Возврат к списку


Категории проектов